Alle door Van Veen Advocaten geaccepteerde opdrachten worden uitgevoerd met inachtneming van de volgende voorwaarden en bepalingen.

Kantoorklachtenregeling

Artikel 1 Begripsbepalingen In deze kantoorklachtenregeling wordt verstaan onder:
- Klacht: iedere schriftelijke uiting van ongenoegen van of namens de cliënt jegens de advocaat of de onder diens verantwoordelijkheid werkzame personen over de totstandkoming en de uitvoering van een overeenkomst van opdracht , de kwaliteit van de dienstverlening of de hoogte van de declaratie, niet zijnde een klacht als bedoeld in paragraaf 4 van de Advocatenwet.

- Klager: de cliënt of diens vertegenwoordiger die een klacht kenbaar maakt.
- Klachtenfunctionaris: de advocaat die is belast met de afhandeling van een klacht.

Artikel 2 Toepassingsbereik
1. Deze kantoorklachtenregeling is van toepassing op iedere overeenkomst van opdracht tussen Van Veen Advocaten en de cliënt.
2. Van Veen Advocaten draagt zorg voor klachtafhandeling conform de kantoorklachtenregeling.

Artikel 3 Doelstellingen
Deze kantoorklachtenregeling heeft tot doel:
a. het vastleggen van een procedure om klachten van cliënten binnen een redelijke termijn op een constructieve wijze af te handelen;
b. het vastleggen van een procedure om de oorzaken van klachten van cliënten vast te stellen;
c. behoud en verbetering van bestaande relaties door middel van goede klachtenbehandeling;
d. medewerkers te trainen in cliënt gericht reageren op klachten;
e. verbetering van de kwaliteit van de dienstverlening met behulp van klachtbehandeling en klachtanalyse.

Artikel 4 Informatie bij aanvang dienstverlening
1. Deze kantoorklachtenregeling is openbaar gemaakt. De advocaat wijst de cliënt voor het aangaan van de overeenkomst van opdracht erop dat het kantoor een kantoorklachtenregeling hanteert en dat deze van toepassing is op de dienstverlening.
2. Van Veen Advocaten heeft via onderhavige algemene voorwaarden (te weten lid 3 van dit artikel) opgenomen bij welke onafhankelijke instantie een klacht die na behandeling niet is opgelost kan worden voorgelegd ter verkrijging van een bindende uitspraak.
3. Klachten als bedoeld in artikel 2 van deze kantoorklachtenregeling, die na behandeling niet zijn opgelost, worden voorgelegd aan de rechtbank te Rotterdam.

Artikel 5 Interne klachtprocedure
1. Indien een cliënt het kantoor benadert met een klacht, dan wordt de klacht doorgeleid naar mr. R. van Veen, die daarmee optreedt als klachtenfunctionaris.
2. De klachtenfunctionaris stelt degene over wie is geklaagd in kennis van het indienen van de klacht en stelt de klager en degene over wie is geklaagd in de gelegenheid een toelichting te geven op de klacht.
3. Degene over wie is geklaagd tracht samen met de cliënt tot een oplossing te komen al dan niet na tussenkomst van de klachtenfunctionaris.
4. De klachtenfunctionaris handelt de klacht af binnen vier weken na ontvangst van de klacht of doet met opgave van redenen mededeling aan de klager over afwijking van deze termijn met vermelding van de termijn waarbinnen wel een oordeel over de klacht wordt gegeven.
5. De klachtfunctionaris stelt de klager en degenen over wie is geklaagd schriftelijk op de hoogte van het oordeel over de gegrondheid van de klacht, al dan niet vergezeld van aanbevelingen.
6. Indien de klacht naar tevredenheid is afgehandeld, tekenen de klager, de klachtfunctionaris en degene over wie is geklaagd het oordeel over de gegrondheid van de klacht.

Artikel 6 Geheimhouding en kosteloze klachtbehandeling
1. De klachtenfunctionaris en degenen over wie is geklaagd nemen bij de klachtbehandeling geheimhouding in acht.
2. De klager is geen vergoeding verschuldigd voor de kosten van de behandeling van de klacht.

Artikel 7 Verantwoordlijkheden
1. De klachtenfunctionaris is verantwoordelijk voor de tijdige afhandeling van de klacht.
2. Degene over wie is geklaagd houdt de klachtenfunctionaris op de hoogte over eventueel contact en een mogelijke oplossing.
3. De klachtenfunctionaris houdt de klager op de hoogte over de afhandeling van de klacht.
4. De klachtenfunctionaris houdt het klachtdossier bij.

Artikel 8 Klachtregistratie
1. De klachtenfunctionaris registreert de klacht met daarbij het klachtonderwerp.
2. Een klacht kan in meerdere onderdelen worden ingedeeld.

Beroepsaansprakelijkheidsverzekering en aansprakelijkheidsbeperking

Artikel 9
1. Van Veen Advocaten is met inachtneming van de vigerende verordening op de advocatuur adequaat verzekerd tegen beroepsaansprakelijkheid.
2. Iedere aansprakelijkheid van Van Veen Advocaten is beperkt tot het bedrag dat bedrag dat in het desbetreffende schadegeval door de beroepsaansprakelijkheidsverzekeraar van Van Veen Advocaten wordt uitgekeerd.

Informatieverstrekking en vervanging

Artikel 10
1. Van Veen Advocaten is een handelsnaam van Advocatenkantoor mr. R. van Veen B.V. Van Veen Advocaten werkt (op ad hoc basis) samen met door mr. R. van Veen opgeleide (inmiddels) zelfstandige advocaten, te weten mrs. M.H.G. de Neef te Oud Beijerland en mr. P. Smit te Spijkenisse. Indien en voor zover mrs. De Neef en Smit naar buiten toe uit naam van Van Veen Advocaten optreden, zijn zij meeverzekerd onder de beroepsaansprakelijkheidsverzekering van Van Veen Advocaten.

2. Mrs. De Neef en Smit kunnen ingeval van ziekte en vakantie van mr. R. van Veen zo nodig voor vervanging zorgdragen.

Identificatie en vernietiging dossiers
1. De cliënt verplicht zich op eerste verzoek van Van Veen Advocaten, al dan niet bij aanvang van de opdracht, te legitimeren.
2. Dossiers worden 5 jaar na sluiting van een dossier vernietigd.